SmartVmZ – Versie 17 juni 2024

LAATSTE UPDATE: 19 JUNI 2024 23:22 UUR

APP

De app wordt NIET meer gedownload vanuit de Apple Store of de Google Play Store, maar kan geïnstalleerd worden vanuit SmartVmZ op alle apparaten. Dezelfde app kan dus worden gebruikt op computers, laptops, tablets en smartphones. De oude app kon alleen op tablets en smartphones geïnstalleerd worden. 

Je kunt via jouw persoonlijke instellingen in SmartVmZ aangeven op welk apparaat je meldingen wil ontvangen of deze uitzetten. Bij de eerste keer dat je de app gebruikt, zal ook de vraag gesteld worden of je meldingen op dit apparaat wil ontvangen.

Huidige app (Apple Store / Google Play Store)
De huidige app zal nog even blijven bestaan, maar zal uiteindelijk niet meer in de stores beschikbaar zijn. Dus het is belangrijk om zo snel mogelijk de nieuwe app te installeren.

Installatie van de app

  • Log via een browser (Safari, Chrome, etc.) in op SmartVmZ
  • Als de app nog niet op het apparaat geïnstalleerd is verschijnt rechtsboven in SmartVmZ de tekst ‘Installeer SmartVmZ’.
    Let op: In sommige browsers wordt dit niet getoond, maar staat er een icoontje in de balk waar de url (adresbalk) waar je dan op moet klikken.
  • De app kun je op meerdere apparaten installeren, bijvoorbeeld op je smartphone en op je laptop. 

INSTALLEREN APP VIA “INSTALLEER SMARTVMZ”

INSTALLEREN APP VIA ICOONTJE IN ADRESBALK

VORMGEVING

De menustructuur in SmartVmZ is gewijzigd zodat op elk apparaat de menustructuur hetzelfde is. Het menu is in- en uitklapbaar op elk gewenst moment. 

HOE HET WAS IN DE OUDE VERSIE

HOE HET IS IN DE NIEUWE VERSIE

PLANNING

In deze versie zijn er een aantal grote wijzigingen doorgevoerd in de planning. 

  • Laden van het scherm verbeterd
  • Filter ‘Toon agenda controle/details’ toegevoegd
  • Agenda-opties verplaatst naar een knop bovenin het scherm
  • Agenda’s van zorgverleners die niet meer gekoppeld zijn aan de organisatie worden niet meer getoond

Laden van het scherm verbeterd

Het laden van het planscherm hebben we verbeterd. Het blijft een scherm waar veel berekeningen uitgevoerd moeten worden zodat zowel zorginhoudelijke als rechtmatigheid punten geborgd worden.

Filter ‘Toon agenda controle/details’ toegevoegd

Met deze filter kun je de controles tijdelijk uitzetten. Ook wordt er dan minder informatie op de plankaartjes getoond. Hierdoor wordt plannen overzichtelijker. De controles kunnen door de planner altijd weer aangezet worden. Dit is belangrijk om zo vooraf te kunnen zien of er punten zijn die niet correct zijn.

Agenda-opties
Icoontjes boven de agenda zoals ‘check planning’, ‘route tonen’, ‘planning overzetten’, zijn verplaatst naar de knop ‘Agenda-opties’ bovenin het scherm. De informatie op het scherm wordt zo wat minder en daarmee overzichtelijker. Om een actie op een agenda of route uit te voeren doe je het volgende:

– Klik op de knop ‘Agenda opties’ bovenin het scherm
– Selecteer een agenda of route (typ achterelkaar het begin van de naam zorgverlener of route in)
– Als een agenda of route is geselecteerd, verschijnen er automatisch opties die je kunt gebruiken
– Als er een ‘i’ onderaan het scherm, klik hierop dan worden de stappen voorgedaan op het scherm

HOE HET WAS IN DE OUDE VERSIE

HOE HET IS IN DE NIEUWE VERSIE

Agenda’s van zorgverleners die niet meer gekoppeld zijn aan de organisatie worden niet meer getoond

Via support is het mogelijk om profielen van zorgverleners of andere personen die gekoppeld zijn aan jouw organisatie te beëindigen, zodat ook de agenda’s niet meer getoond worden in de planning. 

BERICHTEN, ACTIES & TODO'S

In het berichtencentrum, te benaderen via het belletje rechtsboven in SmartVmZ, zijn berichten, acties en todo’s allemaal bij elkaar gezet.

  • Gesprek: is een bericht tussen twee of meer gebruikers (staan onder tabblad berichten)
  • Actie: Een actie is een gesprek tussen twee of meer gebruikers waaraan een datum en status is gekoppeld. Het onderwerp is de tekst van de uit te voeren actie (staan onder tabblad berichten)
  • ToDo: Is iets wat uitgevoerd moet worden door de gebruiker en deze worden automatisch gegenereerd door SmartVmZ, bijvoorbeeld als er een zorgplan of zorgovereenkomst ondertekend moet worden (staan onder tabblad To Do)

Berichten naar Support
Een gebruiker kan nu ook via berichten een vraag stellen aan ons Supportteam. Zoek bij “Aan gebruikers” naar Support. Via de mail support@platformvmz.nl kunnen de vragen ook nog steeds gesteld worden.

Berichten vanuit een workflow
Er zijn een aantal processen in SmartVmZ die volgens een bepaalde workflow zijn ingericht. Nieuw is bijvoorbeeld het proces van het indienen en goedkeuren van een Rekenmodule bij een Wlz-cliënt. Er worden dan automatische berichten gegenereerd zodat de gebruiker op de hoogte is van een status of er wordt aangegeven dat er een actie uitgevoerd moet worden.

Belletje
Als het belletje beweegt dan betekent dit dat er een nieuw / ongelezen bericht is in jouw berichtenbox. Het belletje stopt met ‘rinkelen’ als alle berichten op ‘gelezen’ staan.

Aanvraag toegang cliënt (betrokkenheid)
Als er een cliënt in SmartVmZ aangemaakt wordt die al in zorg is bij een andere zorgorganisatie binnen PlatformVmZ, zal er een melding verschijnen met een standaard bericht dat verstuurd zal gaan worden naar het Supportteam. Geef in dit bericht aan jouw rol (1) ten opzichte van de cliënt en wat de reden (2) is van de aanvraag door een ‘X’ te zetten voor jouw keuze. Het Supportteam zal dan deze aanvraag verwerken of eventuele aanvullende vragen stellen.

WLZ PROCEDURE

De proceduren rondom de Wlz Rekenmodule is ingericht in een workflow, zodat dit proces transparanter en efficiënter uitgevoerd kan worden. De workflow is als volgt ingericht.

  • Bij de client onder zorginhoud, WLZ indicatie kan de wijkverpleegkundige de Rekenmodule uploaden
  • Ingangsdatum van de Rekenmodule is verplicht, de einddatum kan leeg gelaten worden (deze is alleen relevant als er een nieuwe Rekenmodule naast een bestaande wordt geüpload). 
  • Upload de ingevulde Rekenmodule in SmartVmZ (Exceldocument) (1)
  • Als de juiste Rekenmodule is geüpload, klik dan de knop ‘Goedkeuring vragen’ (2). Nu wordt er automatisch een bericht gestuurd naar het Supportteam, zodat zij kunnen controleren of de Rekenmodule correct is geüpload. 
  • Indien de Rekenmodule door het Supportteam wordt goedgekeurd, zal deze ingediend worden bij de hoofdaannemer. Bij afkeur zal er een bericht in SmartVmZ verschijnen met de reden van afkeur.
  • In de kolom ‘Status’ (3) wordt aangegeven wat de status is van de Rekenmodule. Als deze op ‘Actueel’ staat, is de Rekenmodule ook door de hoofdaannemer goedgekeurd.

Berichten over een Wlz Rekenmodule
De berichten over Wlz Rekenmodule kunnen in het berichtenscherm eenvoudig worden geselecteerd door in het berichtenscherm op de kolomkop ‘Categorie’ (4) te klikken en vervolgens de categorie “Wlz Rekenmodule” te selecteren. Wil je de selectie (filter) weer verwijderen, klik dan op het kruisje achter de actieve filter (5).

WIJKVERPLEEGKUNDIGE

Een aantal wijzigingen zijn doorgevoerd in SmartVmZ die belangrijk zijn voor wijkverpleegkundigen. 

  • Overzicht betrokkenheid en evaluatiedata
  • Inzicht in zorgmomenten niet geleverd door minimale deskundigheid
  • Draagkracht / Draagkracht model (DK/DL model) cliëntprofielen toegevoegd bij Resultaat anamnese
  • Verplicht opgeven van rapportagebehoefte bij de indicatie door wijkverpleegkundige, anders kan zorgplan niet definitief gemaakt worden
  • Filter bij indicatie zodat afgesloten doelen en acties niet meer getoond worden.

Overzicht betrokkenheid en evaluatiedata
Op de tegel “Wijkverpleegkundige” op het HOME-scherm is de optie ‘Toon betrokkenheid en evaluatie” toegevoegd. Hier kan de wijkverpleegkundige snel zien bij welke cliënten zij betrokken is en wanneer de evaluatiemomenten gepland zijn. Er kan een periode worden opgegeven waarin evaluatiemomenten moeten vallen (1 en 2), dan worden alleen de cliënten getoond waar een evaluatiemoment bekend is in de opgegeven periode.

Inzicht in zorgmomenten niet geleverd door minimale deskundigheid
In het dashboard van de wijkverpleegkundige, dat via  “Toon dashboard wvp” kan worden opgestart, is nu ook toegevoegd de aantallen zorgmomenten waar de zorg niet door de minimale deskundigheid is geleverd.

SmartVmZ probeert met o.a. deze oplossing de wijkverpleegkundige te ondersteunen in het monitoren en bewaken van de zorg die bij cliënten onder hun verantwoordelijkheid wordt uitgevoerd.

Draagkracht / Draagkracht model (DK/DL model) cliëntprofielen toegevoegd bij Resultaat anamnese
Bij “Resultaat anamnese” is het DK/DL model toegevoegd. Wijkverpleegkundigen worden via de vragenlijst begeleid, zodat uiteindelijk een cliëntprofiel voor de cliënt is bepaald. Deze wordt opgeslagen in het dossier. Het voordeel van cliëntprofielen is dat deze specifieker zijn dan de huidige doelgroepen. Een organisatie / wijkverpleegkundige kan zo ook haar cliëntpopulatie goed ik kaart brengen.

Verplicht opgeven van rapportagebehoefte
Bij de “Indicatie” moet nu verplicht de rapportagebehoefte worden opgegeven door de wijkverpleegkundige. Dit was in de oude versie nog optioneel. Gezien het belang van goede rapportage en het monitoren van de voortgang, is dit nu verplicht gesteld. Ook in de rechtmatigheidsmatrix kan snel geraadpleegd worden per cliëntdossier of de uitvoerende zorgverleners aan de gestelde rapportagebehoefte voldoet, zodat de wijkverpleegkundige zo snel kan ingrijpen als dit niet consequent wordt opgevolgd.

Filter bij indicatie
Er is een filter bij “Indicatie” toegevoegd, zodat reeds afgesloten doelen, acties en rapportagebehoefte niet zichtbaar zijn en allen de gegevens die in een actueel zorgplan zitten of die op de dag van vandaag alleen nog actief zijn.

KENNISBANK

Vanaf de versie juni 2024 is de kennisbank beschikbaar binnen SmartVmZ. Protocollen, instructies en toelichtingen kunnen hier worden geraadpleegd. Hiermee hebben organisaties en zorgverleners direct eenvoudig toegang tot belangrijke en nuttige informatie over het gebruik van SmartVmZ, zorgadministratieve en zorginhoudelijke zaken. De kennisbank is op verschillende manieren te benaderen.

  • Via de tegel “Kennisbank” op het HOME-scherm van SmartVmZ (de 5 meest recente items worden direct getoond), klik op “Kennisbank” (1) om direct naar de Kennisbank te gaan.
  • Via menuoptie “Kennisbank” in het uitklapmenu aan de linkerkant van het scherm (2).

Zoeken in de Kennisbank

De zoekfunctie binnen de Kennisbank is erg krachtig. Je kunt op verschillende manieren items zoeken. 

  1. Zoekveld – In dit veld kan je tekst typen om te zoeken in de Kennisbank. 
  2. Filter – Klik of op een kolomkop waar je een filter wil gebruiken of klik op de knop “Acties” en kies voor “Filter”.
  3. Kolomkop – Door op de kolomkop te klikken is het mogelijk om te sorteren of te filteren.
  4. Open item Kennisbank – Klik op de wereldbol van het item van de Kennisbank dat je wil openen.

DASHBOARDS

Er zijn verschillende dashboards in SmartVmZ beschikbaar, zo kun je als organisatie volledige controle houden over zowel zorginhoudelijke, administratieve en financiële zaken. Er zijn in deze versie wijzigingen doorgevoerd in een aantal dashboards.

DASHBOARD PRODUCTIE (1)

Het dashboard toont wel of geen financiële gegevens afhankelijk van de autorisatie die de gebruiker heeft.

Er zijn ook twee ‘groeperingen’ toegevoegd in alle dashboards:

  • Financiering – cijfers in de grafieken worden getoond per soort financiering (bijvoorbeeld Zvw, Wlz)
  • Pool – cijfers in de grafieken worden per soort medewerker getoond (bijvoorbeeld werknemer, zzp’er)

DASHBOARD RECHTMATIGHEID (2)

Er zijn in de rechtmatigheidsmatrix 3 controles toegevoegd:

  • Deskundigheid zonder reden (Desk zonder reden)
  • Deskundigheid met reden (Desk met reden)
  • Ad hoc afspraak zonder rapportage (Adhoc zonder rap.

DASHBOARD ORGANISATIE (3)

Er zijn een aantal overzichten in dit dashboard toegevoegd.

  • Adhoc zorgmomenten zonder rapportage – Ad hoc zorgmomenten daarop moet altijd gerapporteerd worden. Dit overzicht geeft per zorgverlener aan bij hoeveel ad hoc afspraken er geen rapportage is aangemaakt. Klik op het getal dan worden de zorgmomenten zonder rapportage getoond.

  • Profielen – Hier wordt per deskundigheid aangegeven hoeveel profielen er compleet en niet compleet zijn. Klik op het getal om de profielen te tonen.