Hieronder staan de voorwaarden aangegeven waaraan voldaan moet zijn zodat de geleverde zorguren opgenomen kan worden in de declaratie naar de zorgverzekeraars. Daarnaast is het belangrijk om ook de Algemene Voorwaarden van PlatformVmZ door te lezen. Indien je gebruik maakt van de dienstverlening van PlatformVmZ, ga je ook akkoord met onze Algemene Voorwaarden.

klik op het kruisje voor de tekst om alle informatie te tonen

Profiel van de zorgverlener moet up to date zijn bij PlatformVmZ. Dit is de verantwoordelijkheid van elke zorgverlener en/of organisatie. Via jouw eigen persoonlijke inlogcode van SmartVmZ krijg je toegang tot jouw profiel of de profielen van zorgverleners van jouw organisatie en moet je deze up to date houden. Indien jouw profiel niet compleet is, zullen de uren niet gedeclareerd kunnen worden. 

Welke gegevens?
Algemene gegevens en documenten zoals VOG, KvK inschrijving, diploma, beroepsaansprakelijkheidsverzekering, etc.

 
  • De indicatie/zorgplan is opgesteld en uitgewerkt in het ECD van PlatformVmZ door een wijkverpleegkundige (HBO-V’er)
  • De indicatie/zorgplan is geldig en up to date in het ECD van PlatformVmZ
  • De indicatie/zorgplan is digitaal uitgewerkt in het ECD van PlatformVmZ door een wijkverpleegkundige, conform Normenkader V&VN
  • De indicatie/zorgplan wordt doelgericht en regelmatig geëvalueerd door een wijkverpleegkundige
  • In het indicatie/zorgplan moet duidelijk beschreven staan dat er is geprobeerd om zo doelmatig mogelijk de zorg in te zetten en ander opties, buiten de professionele zorg, afgewogen zijn. Deze onderbouwing moet ook terug te vinden zijn in de uitwerking in het ECD van PlatformVmZ
  • De wijkverpleegkundige voert de volledige rol uit (indiceren, monitoren, evalueren en organiseren van de zorg). Volledige transparantie en nakomen van afspraken wordt verwacht van zorgverleners en organisaties.
 
  • Er is een getekende zorg-, diensten-, modelovereenkomst bekend in het ECD van PlatformVmZ en deze is getekend door cliënt en alle zorgverleners en/of de organisatie
  • De zorg-, diensten-, modelovereenkomst wordt vanuit het ECD van PlatformVmZ gegenereerd en is de enige die gebruikt wordt
  • Overeenkomst moet ondertekend worden door cliënt en alle zorgverleners (ook de wijkverpleegkundige)
  • De getekende overeenkomst wordt geüpload in ECD van PlatformVmZ
  • Zorgplan moet in het ECD van PlatformVmZ klaargezet worden door de wijkverpleegkundige (dit is namelijk ook direct de digitale  handtekening)
  • Zorgplan moet ondertekend worden door de cliënt (indien dit niet mogelijk is, zie instructie in ECD van PlatformVmZ)
  • Ondertekend zorgplan moet geüpload worden in het ECD of er moet een digitale handtekening door de cliënt worden gezet in het ECD van PlatformVmZ
  • Indien de cliënt weigert te tekenen, moet dit in het ECD van PlatformVmZ ook worden aangegeven met een toelichting / reden
  • De zorg is verleend door bevoegde en bekwame zorgverleners (profielen van zorgverleners worden continu gemonitord door zorgverlener / organisatie zelf via SmartVmZ)
  • Rapportages worden digitaal door de zorgverlener vastgelegd in het ECD van PlatformVmZ in het cliëntdossier (via computer, tablet of smartphone). De richtlijnen V&VN voor rapporteren zijn te vinden in het ECD onder ‘Mededelingen’ en ‘Helpdesk’). Rapportages moeten direct na zorglevering worden ingevoerd, zodat voortgang voor alle betrokken inzichtelijk is. Het achteraf uploaden, maandelijks of wekelijks invoeren van rapportages is niet toegestaan en zal kunnen leiden tot het niet declareren van de zorg. 
  • Zorgverleners, wijkverpleegkundige en cliënt communiceren zeer regelmatig (minimaal wekelijks) over de zorg. Dit moet ook in de rapportages terug te lezen zijn
  • Metingen worden door de zorgverlener digitaal vastgelegd in het ECD van PlatformVmZ in het cliëntdossier
  • MIC meldingen worden digitaal vastgelegd in het ECD van PlatformVmZ (bij incident verplicht MIC invoeren in het ECD – knop bij rapportage)
  • Het zorgproces wordt continu gemonitord door de zorgverleners en bij veranderingen in zorgbehoefte en/of bijzonderheden bij de cliënt wordt het zorgplan hierop aangepast door de wijkverpleegkundige
  • De uren zorg moeten in het ECD van PlatformVmZ zijn verwerkt en door de zorgverleners worden goedgekeurd (Urenregistratie)
  • De te declareren uren komen niet structureel boven het aantal uur in de indicatie (rechtmatigheid)
  • De geplande uren moeten worden aangepast naar de werkelijke tijdsduur dat de zorg geleverd is (dus geen indicatie = registratie)
  • De planning/registratie moet dagelijks up to date zijn in het ECD van PlatformVmZ
  • Doelmatigheid wordt als volgt berekend: som van de zorguren / aantal unieke cliënten bij jou / organisatie in zorg
  • Doelmatigheid wordt in de contracten die PlatformVmZ met zorgverzekeraars en zorginstellingen vastgesteld
  • Indien de zorg niet doelmatig wordt ingezet, kan het zijn dat niet (alle) uren gedeclareerd kunnen worden
  • Zorg die boven de doelmatigheid uitkomt, daarvan moet goed onderbouwd zijn in het zorgplan (anamnese, indicatie, zorgmomenten, rapportages, etc.) wat hiervan de reden is dat de zorg niet doelmatiger ingezet kan worden
  • Indien indicatie/zorgplan boven de afgesproken doelmatigheid uitkomt, kan deze door een auditteam worden bekeken als een second opinion
  • Gemiddeld over al jouw klanten moet de doelmatigheid tussen de 15 -17 uur per maand per cliënt zijn
  • Periodiek zullen de declaraties worden ingediend bij de zorgverzekeraars, alleen de uren van de cliëntdossiers die 100% aan alle declaratievoorwaarden voldoen kunnen worden gedeclareerd. Indien dit niet het geval is zullen de uren, indien dan wel alle clientdossiers op orde zijn, de volgende maand ingediend. Zorg dus dat alles op tijd op orde is en daardoor de declaratie (en betaling) ook niet vertraging oploopt.
  • Uren en cliëntdossiers die voor de 3e van de volgende maand in het ECD niet zijn ingevoerd of 100% compleet zijn, zullen niet gedeclareerd kunnen worden. Het is dus zaak dat vóór de 3e van de maand alles in het ECD bij de cliënt op orde is (uren, cliëntdossiers, profielen zorgverleners, etc.)
  • Op het startscherm in ECD van PlatformVmZ (nadat je bent ingelogd) worden signalen getoond van punten die nog niet op orde zijn.
  • Ga naar ‘Cliënten’ en klik op de knop ‘Afdrukken’ en kies voor ‘Dossiercontrole’ waar getoond wordt wat de status van de cliëntdossiers zijn.
  • In het cliëntdossier via de ‘metrolijn’, Beeldvorming, Cliëntkenmerken, wordt aangegeven welke bevindingen en acties uitgevoerd moeten worden door om het cliëntdossier zorginhoudelijk op orde te maken.
  • CONTROLEER BOVENSTAANDE ZEER REGELMATIG OM ER VOOR TE ZORGEN DAT TIJDIG DE CLIENTDOSSIER OP ORDE ZIJN ALS DE DECLARATIE MOET WORDEN UITGEVOERD, ZODAT ER GEEN VERTRAGING OP ZAL TREDEN.