Hieronder staan de voorwaarden aangegeven waaraan voldaan moet zijn zodat de geleverde zorguren gedeclareerd kunnen worden naar de zorgverzekeraars. Daarnaast is het belangrijk om ook de Algemene Voorwaarden van PlatformVmZ door te lezen. Indien je gebruik maakt van de dienstverlening van PlatformVmZ, ga je ook akkoord met onze ALGEMENE VOORWAARDEN.

klik op het kruisje voor de tekst om alle informatie te tonen

Profiel van de zorgverlener moet up to date zijn bij PlatformVmZ. Dit is de verantwoordelijkheid van elke zorgverlener en/of organisatie. Via jouw eigen persoonlijke inlogcode van SmartVmZ krijg je toegang tot jouw profiel of de profielen van zorgverleners van jouw organisatie en moet je deze up to date houden. Indien jouw profiel niet compleet is, zullen de uren niet gedeclareerd kunnen worden. 

In SmartVmZ wordt de zorgverlener / organisatie via diverse signalen op de hoogte gehouden of een profiel volledig is of niet:

  • Op het startscherm in de tegel ‘Mijn Profiel’
  • In de planning bij een zorgmoment met de melding ‘Deskundigheid niet conform zorgplan’
  • Via beheer gebruikers (alleen beschikbaar voor verantwoordelijke in een organisatie)
  • Via het dashboard, tabblad ‘rechtmatigheid’ (alleen beschikbaar voor verantwoordelijke in een organisatie)
  • Via een herinneringsmail naar het e-mailadres dat is opgegeven in het profiel van de zorgverlener

Welke gegevens?
Algemene persoons-,  bedrijfs- en contactgegevens. Documenten zoals VOG, KvK inschrijving, diploma, beroepsaansprakelijkheidsverzekering, voorbehouden handelingen, etc.

 

In SmartVmZ wordt er een verbinding tussen zorginhoud (anamnese, indicatie, zorgplan) en de uitvoering (planning, realisatie, rapportage, metingen) afgedwongen. Het verpleegkundig proces is leidend, zodat de betrokkenheid tussen wijkverpleegkundige en zorgverlener(s) noodzakelijk is en blijft.

  • De anamnese/indicatie/zorgplan is opgesteld en uitgewerkt in SmartVmZ door een wijkverpleegkundige (HBO-V’er)
  • De anamnese/indicatie/zorgplan is geldig en up to date in SmartVmZ
  • De anamnese/indicatie/zorgplan is digitaal uitgewerkt SmartVmZ door een wijkverpleegkundige, conform de geldende richtlijnen (zoals o.a. Normenkader V&VN)
  • De anamnese/indicatie/zorgplan wordt doelgericht en regelmatig geëvalueerd door een wijkverpleegkundige
  • In het indicatie/zorgplan moet duidelijk beschreven staan dat er is geprobeerd om zo doelmatig mogelijk de zorg in te zetten en andere opties, buiten de professionele zorg, afgewogen zijn. Deze onderbouwing moet ook terug te vinden zijn in de uitwerking in SmartVmZ
  • De wijkverpleegkundige voert de volledige rol uit (indiceren, monitoren, evalueren en organiseren van de zorg).
  • Volledige transparantie en nakomen van afspraken wordt verwacht van zorgverleners en organisaties.
  • Kernteam van PlatformVmZ met ervaren wijkverpleegkundige monitoren of bovenstaande correct wordt uitgevoerd en kunnen ook benaderd worden om casuïstiek te bespreken.
 

De formule van PlatformVmZ is uniek. PlatformVmZ faciliteert partijen bij het verlenen van zorg met behulp van een zelf ontwikkeld IT platform gecombineerd met een door de belastingdienst getoetste modelovereenkomsten. Deze overeenkomst borgt een directe contractuele relatie tussen zorgaanbieder en cliënt waardoor de opdrachtgever gevrijwaard is van fiscale risico’s. Het IT platform stelt partijen in staat om op efficiente wijze aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook verzorgt PlatformVmZ de declaraties bij verzekeraars via haar eigen AGB code.

  • De zorg-, diensten-, modelovereenkomst die gegenereerd wordt vanuit SmartVmZ moet zijn ondertekend door cliënt en alle zorgverleners en/of de organisatie (dit kan allemaal digitaal of met een beveiligd e-mailverzoek)
  • Alleen de zorg-, diensten-, modelovereenkomst vanuit SmartVmZ is de enige die gebruikt mag worden (het gaat om een driepartijen overeenkomst tussen client, zorgverlener/organisaties en PlatformVmZ)
  • Zorg ervoor dat de cliënten de zorg-, diensten-, modelovereenkomst begrijpt, met name dat op het declaratie overzicht dat de cliënt ontvangt van de verzekeraar, de zorg betaald wordt aan Stichting Verbinden-met-Zorg (PlatformVmZ) – AGB 75752640. De naam wijkt namelijk af van de naam van de zorginstelling die daadwerkelijk de zorg levert. De 3 partijen (cliënt, zorgverlener/zorgorganisatie die de zorg levert en Stichting Verbinden-met-Zorg worden genoemd in de overeenkomst.

Het zorgplan dat wordt gemaakt in SmartVmZ moet door de cliënt (of wettelijk vertegenwoordiger) en de betrokken wijkverpleegkundige getekend worden. Bij elke wijziging wordt er een nieuw zorgplan gemaakt dat ondertekend moet worden. Ondertekening kan volledig digitaal of via het sturen van een beveiligde e-mail. 

  • Zorgplan moet in het SmartVmZ worden gemaakt door de wijkverpleegkundige
  • Zorgplan moet ondertekend worden door de cliënt. Indien dit niet mogelijk is, vermeld dan in een rapportage duidelijk waarom dit niet kan

De zorg moet rechtmatig en doelmatig geleverd worden. Dat wil zeggen dat alleen de zorg die geleverd is gedeclareerd mag worden. Daarnaast moet de voortgang van de zorg duidelijk te volgen zijn in het zorgplan, planning, rapportages en metingen. Alleen daadwerkelijk geleverde zorg mag gedeclareerd worden!

  • De zorg wordt verleend door bevoegde en bekwame zorgverleners 
  • De wijkverpleegkundige geeft in het zorgplan aan welke minimale deskundigheid de zorg mag leveren.
    • In de planning wordt aangegeven als de zorgverlener een lagere deskundigheid heeft dan aangegeven is door de wijkverpleegkundige
    • Alleen in overleg met de wijkverpleegkundige kan hiervan afgeweken worden, maar deze goedkeuring moet wel worden vastgelegd zijn bij het zorgmoment 
  • Rapportages worden digitaal door de zorgverlener vastgelegd in SmartVmZ in het cliëntdossier (via computer, tablet of smartphone).
    • De richtlijnen V&VN voor rapporteren zijn te vinden in SmartVmZ
    • Rapportages moeten direct na zorglevering worden ingevoerd, zodat voortgang voor alle betrokken inzichtelijk is
    • Het achteraf uploaden, maandelijks of wekelijks invoeren van rapportages is niet toegestaan en zal kunnen leiden tot het niet declareren van de zorg
  • Zorgverleners, wijkverpleegkundige en cliënt communiceren zeer regelmatig over de zorg. Dit moet ook in de rapportages terug te lezen zijn
  • Metingen worden door de zorgverlener digitaal vastgelegd in SmartVmZ in het cliëntdossier
    • De wijkverpleegkundige kan in het zorgplan de metingen aangeven, dit wordt dan ook gesignaleerd in het zorgmoment in de agenda of planning
  • MIC meldingen worden digitaal vastgelegd in SmartVmZ (bij incident verplicht MIC (knop bij rapportage MIC/MIM/VIM)
  • Het zorgproces wordt continu gemonitord door de zorgverleners en bij veranderingen in zorgbehoefte en/of bijzonderheden bij de cliënt wordt het zorgplan hierop aangepast door de wijkverpleegkundige

In de planning en registratie moet de werkelijkheid worden weergegeven wanneer, hoe lang en door wie de zorg is geleverd. Ook moet er rekening gehouden worden met de reistijd tussen de zorgmomenten.

  • De uren zorg moeten in SmartVmZ door de zorgverleners worden goedgekeurd (accorderen uren)
  • De te declareren uren komen niet structureel boven het aantal uur in de indicatie / budget (rechtmatigheid)
  • De geplande uren moeten worden aangepast naar de werkelijke tijdsduur dat de zorg geleverd is (dus geen indicatie = registratie)
  • De planning/registratie moet dagelijks up to date zijn in SmartVmZ

Zorgverzekeraars spreken een doelmatigheidsnorm af. Dit houdt in dat er gemiddelde inzet van zorg berekend wordt over alle cliënten van een bepaalde zorgverzekeraar. Voor organisaties is het dus van belang om een goede mix van zorgvragen te hebben, zodat een ruime zorgvraag gecompenseerd kan worden met een lagere

  • Doelmatigheid wordt per verzekeraar als volgt berekend: (som van de zorguren) : (aantal unieke cliënten)
  • Indien de zorg niet doelmatig wordt ingezet, kan het zijn dat niet (alle) uren gedeclareerd kunnen worden
  • Elke organisatie kan in SmartVmZ via het dashboard zien op welke doelmatigheid zij uitkomen
  • Het Kernteam van PlatformVmZ doet regelmatig audits om te controleren of de onderbouwing in de zorgplannen voldoende is en deze doelmatigheid zijn opgesteld
  • Gemiddeld over al jouw klanten moet de doelmatigheid per verzekeraar 15  uur per maand per cliënt zijn

Gezien de contractafspraken die PlatformVmZ heeft gemaakt met de zorgverzekeraars en hoofdaannemers, is de mogelijkheid om met terugwerkende kracht te declareren maar 1 maand. Dit houdt in dat uren van de maand januari, alleen nog gedeclareerd kunnen worden voor 28 februari. 

  • Maandelijks worden de declaraties ingediend bij de zorgverzekeraars of hoofdaannemers. Alleen als een clientdossier 100% aan de declaratievoorwaarden voldoet, zal PlatformVmZ de uren kunnen declareren.
  • Organisaties en zzp’ers zijn ZELF verantwoordelijk om te zorgen dat elk cliëntdossier aan de gestelde declaratievoorwaarden voldoet. Indien dit te laat gebeurt, zullen de uren niet meer gedeclareerd kunnen worden door PlatformVmZ. 
  • De eerste deadline voor het indienen van de uren van de voorgaande maand is op de 3e werkdag van de maand.
  • Indien uren of cliëntdossiers op de 4e werkdag van de maand niet compleet zijn, heeft de organisatie / zzp’er tot einde van de maand nog de tijd om dit in orde te maken. Bij de eerstvolgende declaratie worden deze uren dan nog meegenomen.
  • Als de uren en cliëntdossier niet vóór de tweede deadline compleet zijn, zullen de uren niet meer door PlatformVmZ worden ingediend en moet de organisatie / zzp’er hier zelf een alternatief voor vinden.

 

  • Voorbeeld deadline declaratie
    • Zorg geleverd in januari
    • Eerste deadline: 3e werkdag in de maand februari
    • Tweede deadline: laatste dag van februari
    • Uren cliëntdossiers van de maand januari die na laatste dag februari pas akkoord zijn, worden niet meer gedeclareerd via PlatformVmZ

In SmartVmZ zijn er meerdere mogelijkheden om te controleren of aan alle declaratievoorwaarden wordt voldaan. Ook worden er signalen getoond in veel schermen die de gebruiker helpen. De verantwoordelijkheid om aan alle declaratievoorwaarden te voldoen ligt bij de organisatie / zzp’er zelf. Via support@platformvmz.nl kunnen er vragen gesteld worden of een afspraak gemaakt worden voor (online) ondersteuning.

  • Startscherm van SmartVmZ worden signalen getoond op verschillende tegels.
  • Via de optie ‘Dashboard’ kan je via het startscherm inzicht krijgen op de doelmatigheid, productie en rechtmatigheid.
  • Op de cliënttegels, planning en agenda worden waarschuwingen en symbolen getoond die informatie geven.
  • CONTROLEER BOVENSTAANDE ZEER REGELMATIG OM ER VOOR TE ZORGEN DAT TIJDIG DE CLIENTDOSSIER OP ORDE ZIJN ALS DE DECLARATIE MOET WORDEN UITGEVOERD, ZODAT ER GEEN VERTRAGING OP ZAL TREDEN.
  • Vanaf de 4e werkdag wordt gestart met het controleproces
  • Rond de 6e werkdag van de maand worden de uren van de goedgekeurde cliëntdossiers ingediend bij de verzekeraars
  • Per verzekeraar wordt er digitaal teruggekoppeld of de declaratie is goed- of afgekeurd
    • Bij afkeur onderneemt  PlatformVmZ direct actie
  • Betalingen worden gemiddeld tussen de 30 en 40 dagen ontvangen van de verzekeraars
    • PlatformVmZ bewaakt de betaaltermijnen van de declaraties
  • Ontvangen betalingen van de verzekeraars worden binnen 1 – 2 werkdagen verwerkt door PlatformVmZ
  • Betaalspecificaties van de betalingen worden gegenereerd en automatisch in het organisatieprofiel of profiel van zzp’er klaargezet. Via de mail wordt men hierover ingelicht. 
  • Vragen over declaraties en/of betalingen kunnen gestuurd worden naar facturen@platformvmz.nl

In SmartVmZ is de voortgang van elk individueel zorgmoment te volgen:

  • Via dashboard
  • Via Toon mijn urenoverzicht
  • Via de agenda en planning